Bullet Journal

完美主義是超時工作的幫凶——與「子彈筆記」設計者聊聊時間管理的藝術

完美主義是超時工作的幫凶——與「子彈筆記」設計者聊聊時間管理的藝術 Photo Credit:Ryder Carroll

對於自由工作者來說,接了這個案子,其實就是同意別人跟你聯絡,所以如果你是在清晨一點回覆訊息,有另一層意義是等於跟客戶說:「你可以在這時候聯繫我,我還醒著。」接著會沒完沒了。

回想職涯初期,我老想把一件事做到最極致、最好,執著在同一個角度,花時間反覆修正,卻變成一天只能勉強完成一、兩件事,工作是結果論,執著於做「好」沒有意義,產值很低讓我幾度面臨淘汰邊緣,主管對著我崩潰大吼:「你到底在拖什麼?」每天看起來都很忙,但卻沒忙出成果,他告訴我交出去被打槍總好過什麼都沒有,不夠完美只是自己在鬼打牆。

可我就是沒辦法交出連自己都不滿意的作品,於是每件事都當成藝術品在琢磨,十多年的工作經驗歸納出不少SOP,能在自我堅持與別人的要求之間找到平衡。但我最大的罩門是沒辦法一次做太多大事,只要忙碌超載就會陣腳大亂,時間管理一直是我修不好的職場學分,成為獨立接案的自由工作者更容易因此感到挫敗。

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Photo Credit:Unsplash

很常聽到別人羨慕起我的工作性質,但其實在家上班其實沒有比較輕鬆,少了打卡鐘,把一天24小時交給自己打理,起初會度過一陣必經的廢物期,睡到接近中午吃完早午餐,血糖飆高導致昏昏欲睡,再睡個回籠覺,等到真正要坐到電腦前做事的時候,已經接近傍晚。

太過隨心所欲導致作息大亂,於是我比照上下班模式,規定自己的起床跟休息時間,太過燒腦的事情一定得在白天完成,好不容易理出一套做事節奏,工作逐漸步入軌道。隨著案量變多又不想放過任何賺錢機會,再怎麼拉高效率仍跟不上進度,無形間我掉回到工時很長的地獄。經由幾位業界前輩推薦,開始使用「子彈筆記」(Bullet Journal),慢慢在雜亂無章的生活裡,將所有排山倒海的待辦事項重新歸納,並利用手寫筆記本跟app來將它進度化、系統化,效果很好。

Ryder Carroll是子彈筆記原創設計人,趁著跟這位神級人物對談的機會,我整理出這兩年接案的難解問題,以問診的心態求助於他。

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Photo Credit:Ryder Carroll

W:一打開行事曆跟筆記本,我總覺得每天有做不完的事。

R:例如是哪些事?

W:我有兩份行事曆,一份是透過電腦來記錄約會,一份是日常的待辦事項,而不同的專案各自有不同的行事曆,如何系統化又不至於看起來很複雜。

R:我一直都是用google行事曆,所以我有工作日曆、個人日曆,還有一項玩樂日曆(類似願望清單),三個行事曆用三種不同顏色標示出來,過去我跟你一樣會將每個專案用不同行事曆標示,但後來變得太複雜,同時有五、六個案子在跑,這對自由工作者是很常見的事。

W:沒錯,我的時間就這樣被切得很零碎。

R:完全可以理解,首先從三份不同的行事曆可以看出你的時間分配,雖然有那麼多事要做,但每個人的一天都是24小時,包括你。先檢視自己的一天有多少時間留給工作,有多少是用在生活,而玩樂放鬆的比例又佔多重,你會明白自己根本的問題在哪。

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Photo Credit:Ryder Carroll

W:但我的行事曆能自己做主的成分不多。

R:你習慣用安插的方式來排行程,早上十點應付客戶A,十一點應付客戶B,中午又跟客戶C約午餐約會,何不試著把處理同一客戶的時間拉長,而不是打散到不同時段,一整個上午專心處理A,下午就是屬於B的時段,把C的事情想辦法挪到明天。可以長時間專注在同一件事,不被雜亂無章的事務打斷思路,對於提高作品品質很有幫助。如果用一整個上午來應付A,時間還游刃有餘,你可以順勢超前進度,工作效率就是這麼來的。

W:一個上午只處理一個客戶,而不管其他的似乎不太可能。

R:我一天只看三次E-mail,早上一次,中午用餐時看一次,一天結束前再看一次,基於一天三次的紀律,你還是可以跟客戶保持互動,三、四小時他們是願意等的,並不會讓他們有沒被照顧到的感覺,要記得反過來提醒客戶你的工作習慣,讓所有人知道哪些時段是回信時間,每次約莫半小時。

對於自由工作者來說,接了這個案子,其實就是同意別人跟你聯絡,所以如果你是在清晨一點回覆訊息,有另一層意義是等於跟客戶說:「你可以在這時候聯繫我,我還醒著。」接著會沒完沒了。因此你可以告訴客戶:「在星期二的這段時間,特別空出來在做你的專案,所以有任何事情想溝通,可以選在這個時段。」當然不是每一次都行得通,有些客戶是神經病,你也知道,但大部分都會接受,況且能建立一個很有紀律的形象,讓更多人清楚你的工作態度。

W:這幾年我轉為自由工作者,腦袋時常一次湧進太多訊息,我變得異常健忘,很努力隨手記下所有該做的事,也使用了《子彈思考整理術》裡的「快速紀錄」。但要是記得大事就會忘小事,尤其是看似不重要的事情,最容易被徹底遺忘,像是我永遠都找不到家裡鑰匙。

用筆記把待辦事項條列下來,僅是第一步而已,更重要的是當你記完筆記之後,要再次檢視所記下的事情,把它分到不同的地方去,多一個歸類程序,並透過來回檢視,分辨出哪些事情值得你花時間,再做刪減。如果養成不斷檢視的習慣,不斷反問自己這件事的重要性,工作清單就會越來越短。

假設一天需要打電話給九個客戶,但九個客戶都需要今天聯絡嗎?還是說只需要跟最重要的兩位約好時間就行了?要練習在有限時間內取捨,重要與不重要的待辦事項。當你答應了某件事,其實也是拒絕了、排除其他事,時間要留給最有用、帶來最多機會的那件事。

關於最容易忘記的瑣碎小事,請隨身帶好筆記本,靈光一現的點子或是突如其來的待辦事項,請隨身記著。子彈筆記的app叫「Bullet Journal Companion 」,裡頭有一個「Log」功能能夠快速抄寫,但它有時間限制,只要48小時沒有歸類到行事曆就會自動消失。這帶來兩個訊息,一是這件事不重要,二是養成習慣將重要的事在48小時之內必須要做後續安排,對應到手寫筆記也可以。

本文經精神科觀察日記授權刊登,原文發表於此(1)(2)

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責任編輯:古家萱
核稿編輯:劉怡廷



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小弟讀過兩年書,塵世中一個幽默小潮青,熱烈歡迎神經病。

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